Este post resume a solução de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados (Data Lifecycle Management) oferecida pelo Microsoft Purview, seus benefícios, cenários de cliente atendidos, o processo de configuração, a experiência do usuário e as melhores práticas para implantação e adoção.
Solução de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados e seus Benefícios
O Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados com Microsoft Purview é uma solução projetada para ajudar as organizações a gerenciar e governar suas informações ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a criação até a retenção e exclusão. O objetivo principal é garantir a conformidade regulatória, minimizar riscos e otimizar o armazenamento de dados.
Os principais benefícios desta solução incluem:
- Garantia de conformidade: Ajuda a cumprir requisitos regulatórios e políticas internas de retenção e exclusão de dados.
- Redução de riscos: Minimiza os riscos associados à retenção excessiva de dados desnecessários ou à exclusão inadequada de informações importantes.
- Otimização de custos de armazenamento: Ao gerenciar o volume de dados, retendo apenas o necessário e excluindo o que não é mais útil, você pode, consequentemente, otimizar os custos de armazenamento.
- Melhora da governança de dados: Fornece ferramentas para classificar, reter e excluir dados de forma consistente em toda a organização.
- Suporte a investigações e litígios: Facilita a localização e retenção de informações relevantes para fins legais ou de investigação.
A solução é alimentada por uma plataforma inteligente que unifica a classificação automática de dados, o gerenciamento de políticas, a análise e a IA. Ela integra o Microsoft Purview Data Lifecycle Management para gerenciar políticas de retenção para cargas de trabalho e caixas de correio inativas e arquivadas, e o Microsoft Purview Records Management para gerenciar rótulos de retenção para itens e a revisão de descarte.
Cenários do Cliente que a Solução de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados Aborda
A solução de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview aborda diversos cenários de cliente, incluindo:
- Organizações que precisam cumprir regulamentações de retenção de dados específicas para diferentes tipos de informações.
- Empresas que desejam reduzir o risco legal associado à retenção excessiva de dados.
- Clientes que precisam gerenciar grandes volumes de dados e otimizar seus custos de armazenamento.
- Organizações que buscam implementar políticas de governança de dados consistentes em seus ambientes Microsoft 365.
- Empresas que precisam reter informações específicas por períodos definidos para fins de auditoria ou conformidade interna.
- Clientes que necessitam de um processo claro para a exclusão segura e em conformidade de dados que não são mais necessários.
Em essência, qualquer organização que lida com dados e precisa gerenciá-los de forma eficaz ao longo do tempo, garantindo conformidade e minimizando riscos, se beneficiará da solução de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview.
Processo de Configuração do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados
O processo de configuração do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados no Microsoft Purview envolve as seguintes etapas principais:
- Entender retenção e exclusão para os serviços do Microsoft 365. É crucial entender como as políticas de retenção funcionam em diferentes serviços como Exchange, SharePoint e OneDrive para definir políticas eficazes. Cada serviço pode ter necessidades diferentes de retenção.
- Defina políticas de retenção, e, se necessário, rótulos para exceções. Políticas controlam a duração dos dados e seu destino final. Rótulos de retenção podem ser usados para aplicar configurações de retenção exclusivas a itens específicos.
- Para o gerenciamento eficaz de caixas de correio, defina políticas que arquivam ou excluem dados, conforme a demanda.
De maneira detalhada, a configuração pode envolver o uso do Microsoft Purview compliance portal para criar e gerenciar políticas de retenção e rótulos de retenção. Isso inclui definir:
- Locais onde a política será aplicada: Como é o caso de, caixas de correio do Exchange, sites do SharePoint e contas do OneDrive.
- Condições para aplicar a política: Como quando os dados possuem rótulos de confidencialidade específicos.
- Ações de retenção: Tais como, reter itens por um período específico, depois excluí-los automaticamente ou iniciar um processo de revisão.
- Ações de exclusão: Como é o caso de excluir permanentemente os itens ao final do período de retenção.
Para o Microsoft Purview Records Management, o processo envolve criar rótulos de retenção, classificar dados como registros, definir período de retenção e ações de descarte.
Experiência do Usuário após a Implementação
Após a implementação do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados, a experiência do usuário pode variar dependendo das políticas configuradas:
- Retenção: Embora os usuários não notem a aplicação das políticas de retenção, o sistema mantém os dados em segundo plano. Consequentemente, essa abordagem preserva informações conforme necessário. Contudo, usuários recuperam itens excluídos nos períodos de retenção de cada serviço, como na pasta ‘Itens Excluídos’ do Exchange.
- Exclusão. Ao expirar o período de retenção, o sistema exclui os dados segundo as políticas configuradas. Os usuários perderão o acesso a esses dados, e a recuperação pode não ser possível dependendo das configurações.
- Rótulos de Retenção: Se os usuários forem instruídos a aplicá-los manualmente, verão as opções disponíveis em seus aplicativos, como Outlook, SharePoint e OneDrive. Assim, poderão aplicá-los aos documentos e e-mails conforme necessário.
- Transparência (potencial): Em alguns casos, as organizações podem optar por comunicar as políticas de retenção aos usuários para garantir a compreensão e o cumprimento.
É importante notar que o objetivo é implementar o gerenciamento do ciclo de vida dos dados de forma transparente e com o mínimo de interrupção possível para os usuários. Como também, é essencial garantir a conformidade e a proteção das informações.
Melhores Práticas de Implantação e Adoção
Para uma implantação e adoção bem-sucedidas do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados com Microsoft Purview, as seguintes melhores práticas devem ser consideradas:
- Planejamento abrangente: Antes de implementar qualquer política, é fundamental entender os requisitos regulatórios, as políticas internas da organização e as necessidades de retenção para diferentes tipos de dados.
- Classificação de dados: Implemente um sistema de classificação de dados com rótulos de confidencialidade para aplicar as políticas de retenção corretas.
- Políticas claras e concisas: As políticas de retenção e exclusão devem ser claras, fáceis de entender e comunicadas aos usuários quando apropriado.
- Implementação faseada: Considere implementar políticas em fases, começando com os tipos de dados mais críticos ou áreas de maior risco.
- Testes rigorosos: Teste as políticas de retenção e exclusão em um ambiente de não produção antes de implementá-las em toda a organização. Funcionamento esperado e prevenção de perda de dados acidental, garantidos. Operação planejada dos sistemas e exclusão involuntária evitada, em conjunto. Funcionamento correto e perda de dados sem intenção impedida, com segurança.
- Treinamento e conscientização: Eduque os usuários sobre as políticas de retenção, o uso de rótulos de retenção (se aplicável) e suas responsabilidades no gerenciamento do ciclo de vida dos dados.
- Monitoramento e revisão contínuos: Monitore a eficácia das políticas implementadas e revise-as regularmente para garantir que permaneçam alinhadas com os requisitos regulatórios e as necessidades de negócios em evolução.
- Considerar exceções: Planeje como lidar com exceções às políticas de retenção, como em casos de litígio ou investigações legais, através de funcionalidades como o Litigation Hold.
Dica Extra
- Integrar com outras soluções do Microsoft Purview: O Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados deve ser considerado em conjunto com outras soluções do Microsoft Purview, como Proteção contra Perda de Dados (DLP) e Gerenciamento de Riscos de Insider, para uma abordagem holística de governança e proteção de dados.
Ao seguir estas melhores práticas, as organizações podem implementar e adotar efetivamente a solução de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview, garantindo a conformidade, reduzindo riscos e otimizando o valor de suas informações ao longo do tempo.
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