Dicas do Teams para aproveitar ao máximo as videoconferências

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Dicas do Teams – Compartilhando dicas do Modern Workplace

Este ano, as reuniões presenciais tiveram que ser substituídas por videoconferências a fim de proteger nossa saúde. As chamadas se multiplicaram para comemorar aniversários, dar aulas e manter as empresas funcionando. Pesquisas recentes afirmam que 84% das pessoas preferem ter reuniões a distância.

É importante que seus clientes saibam como utilizar o Teams, a ferramenta de colaboração da Microsoft, para que possam obter o máximo proveito da sua assinatura. A seguir, oferecemos algumas dicas para que você compartilhe com eles, e por que não, para que também as coloque em prática ao realizar suas próprias videoconferências.

4 Dicas do Teams de Produtividade

  • Utilize o compartilhamento de tela: O uso de tela compartilhada ajuda a manter as equipes conectadas enquanto torna a colaboração em tempo real fácil e eficaz. Permite também que os participantes da reunião vejam as mesmas coisas, garantindo que todos estejam na mesma página.
  • Aproveite o Modo Juntos (Together):  Em um momento que, mais do que nunca, as pessoas têm optado por ter reuniões virtuais, nossas pesquisas mostram que muitos de nós nos sentimos menos conectados desde a migração para o trabalho remoto, e temos experimentado mais fatiga durante as reuniões por vídeo do que durante a participações presenciais. O modo Juntos (Together Mode)  é uma nova experiencia de reuniões no Teams que utiliza a tecnologia de segmentação por meio de Inteligência Artificial para localizar os participantes digitalmente em um fundo compartilhado, dando a impressão de que estamos na mesma sala com todos os outros.
  • Aproveite o compartilhamento de documentos: O compartilhamento de documentos elimina a necessidade de enviar documentos por e-mail antes ou depois da reunião. Com este recurso, você pode dar aos participantes acesso instantâneo a documentos e apresentações relevantes durante a reunião. Como benefício adicional, ajuda a garantir que a reunião se desenvolva sem problemas, sem perder foco no assunto.
  • Aplique os controles do moderador: As videoconferências on-line podem envolver duas ou cem (ou mais) pessoas, portanto, é fundamental contar com controles específicos. Todos já estivemos em uma conferência em que alguém se esquece de silenciar o microfone, causando distração e perturbando o ritmo da reunião. Com os controles do moderador, a pessoa responsável pela reunião tem o poder de assumir o controle quando necessário. Procure a função silenciar e ativar o microfone dos participantes para restringir suas participações.

4 Dicas do Teams de Segurança

  • Desfoque a tela de fundo: Com este recurso você pode eliminar distrações e garantir que as reuniões sejam conduzidas adequadamente com o fundo desfocado. Além disso, protegerá a privacidade do seu lar.
  • Use o chat: Os recursos de chat permitem aos participantes colaborarem, fazerem perguntas, participarem etc., sem interromper a fluidez da reunião. Seja um chat privado somente com uma pessoa, ou um chat dirigido a todo um grupo, trata-se de um recurso de alto valor.  
  • Esteja preparado(a): Você precisa saber como usar o programa e suas funções. O domínio da ferramenta ajudará você a controlar melhor a reunião, proporcionando uma melhor experiência para todos os participantes. A causa da má qualidade das chamadas de áudio e vídeo geralmente está relacionada com a qualidade da conexão. Assegure-se de ter uma conexão com a Internet estável e evite falhas constrangedoras.  
  • Segurança e qualidade: Mantenha o Windows e o Navegador atualizados. Feche aplicativos desnecessários e utilize um bom microfone.

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Alexandre Cavalcanti

Especialista em Tecnologia da Informação, SaaS e Nuvem. Entusiasta de atividades comunitárias locais, escotismo, meio ambiente, história e filosofia.